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Comune di CAMPOLIETO Provincia di Campobasso REGOLAMENTO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO E DELL’ARCHIVIO MANUALE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO |
S O M M A R I O
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Art. |
D E S C R I
Z I O N E |
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Art. |
D E S C R I
Z I O N E |
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1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 |
TITOLO
PRIMO NORME
GENERALI Capo I Norme di
riferimento – Ambito di applicazione. Norme di riferimento. Ambito di applicazione. Capo II Istituzione del
servizio – Definizioni. Istituzione del servizio. Definizioni. Capo III Documenti amministrativi – Definizione, produzione e conservazione. Tipologia dei documenti amministrativi. Originale e minuta del documento. Produzione e inalienabilità dei documenti. Il procedimento amministrativo e il fascicolo. Elementi di garanzia e di
formazione dei documenti. Indici o repertori. Formazione e gestione degli atti
inseriti negli indici o repertori. Documenti interni. Fascicolazione dei documenti. Fascicoli del personale
dipendente. TITOLO
SECONDO IL
PROTOCOLLO Capo I Norme
generali. Definizione di protocollo –
Registro di protocollo. Funzioni del responsabile del
protocollo e dell’archivio. Requisiti del sistema di
protocollo. Elementi della registrazione di
protocollo. Elementi obbligatori della
registrazione a protocollo. Inalterabilità del protocollo. Elementi accessori delle
registrazioni di protocollo. Protocollo di emergenza. Unicità del numero di
protocollo. Riservatezza temporanea delle
informazioni. Protocollo generale – Registri
particolari. Documenti esclusi dalla
registrazione di protocollo. Corrispondenza del sindaco o
degli assessori delegati. Ritiro e consegna posta
all’ufficio postale. Ritiro e consegna posta agli
uffici comunali. Uso del telefax. Posta elettronica. Stampa del registro di
protocollo informatizzato – Procedure di salvataggio. |
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33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 All A All B |
Capo II Sistema di classificazione. Sistema di classificazione. Capo III Corrispondenza
in arrivo. Protocollazione dei
documenti informatici in arrivo. Ricevuta del documento in
arrivo. Apertura della corrispondenza in
arrivo. Protocollazione della
busta per gare e concorsi. Assegnazione al responsabile del
procedimento amministrativo. Compiti del responsabile del
protocollo sul documento in arrivo. Capo IVCorrispondenza
in partenza e documenti interni. Protocollazione di
documento informatico in partenza o interno. Documenti in partenza. Affrancatura corrispondenza in
partenza. Conteggi spedizione
corrispondenza. Documenti interni. TITOLO
TERZO ARCHIVIO
COMUNALE Capo I Norme
generali. Suddivisioni dell’archivio. Diritti di accesso
– Diritti di consultazione e protezione dei dati personali. Gestione archivistica dei
documenti. Conservazione e deposito dei
documenti. Capo II Massimario di conservazione e di
scarto. Massimario di conservazione e di
scarto. Scarto degli atti d’archivio. TITOLO
QUARTO MANUALE DI
GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Manuale di gestione del
protocollo informatico. Informatizzazione – Tempi. Obbiettivi di adeguamento. Abilitazioni per l’accesso al
sistema documentale. Organizzazione del personale e
formazione. Accessibilità degli utenti
interni. Accesso dall’esterno. Accesso da parte della pubblica
amministrazione. Documenti cartacei
– Scansione – Uffici abilitati – Modalità. TITOLO
QUINTO DISPOSIZIONI
FINALI Tutela dei dati personali. Norme abrogate. Pubblicità del regolamento. Casi non previsti dal presente
regolamento. Rinvio dinamico. Entrata in vigore. Titolario della divisione dell’archivio in categorie,
classi e fascicoli. Massimario di conservazione e di
scarto. |
TITOLO I
NORME GENERALI
CAPO I
NORME DI
RIFERIMENTO – AMBITO DI APPLICAZIONE
NORME DI
RIFERIMENTO
1. Il presente regolamento viene emanato in relazione alla seguente normativa:
·
La legge 7 agosto 1990, n. 241, recante: “Nuove norme in materia di
procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai
documenti amministrativi”;
·
Il d.P.R. 28 dicembre
2000, n. 445, recante: “Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;
·
La direttiva del P.C.M. 28 ottobre 1999
recante: “Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche
amministrazioni”;
·
Il D.P.C.M. 31 ottobre
2000 recante: “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445”;
·
La circolare AIPA/CR/28 del 7 maggio 2001, relativa alla definizione
degli standard, delle modalità di trasmissione, del
formato e dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate
tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati”;
·
La direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie del 21
dicembre 2001, recante: “Linee guida in materia di digitalizzazione
dell’amministrazione”;
·
La direttiva del Ministro per la funzione pubblica del 7 febbraio 2002
sulle attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni che prevede,
tra le finalità al cui perseguimento la stessa si
propone di contribuire, la realizzazione di un sistema di flussi di
comunicazione incentrato sull’intenso utilizzo di tecnologie informatiche e
banche dati, per migliorare la qualità dei servizi e l’efficienza
organizzativa;
·
La direttiva del P.C.M. 9 dicembre 2002,
recante: “Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei
flussi documentali”;
·
La legge 29 ottobre 1999, n. 490, recante: “Testo
unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali,
a norma dell’articolo
1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352.”;
·
La legge 27 dicembre 2002, n. 289, che all’art. 26 detta disposizioni
in materia di innovazione tecnologica;
·
Il D.lgs. 30 giugno 2003,
n. 196, recante: “Codice in materia di protezione dei dati personali”.
·
Il D.P.C.M. 14 ottobre 2003, recante:
“Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per
il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi”.
Art. 2
AMBITO DI APPLICAZIONE
1. Il presente regolamento
disciplina la gestione, la tenuta e la tutela dei documenti amministrativi dal
protocollo all’archivio storico prodotti da tutte le strutture previste dallo
statuto comunale.
CAPO II
ISTITUZIONE
DEL SERVIZIO – DEFINIZIONI
Art. 3
ISTITUZIONE DEL SERVIZIO
1. In questo comune, in relazione al combinato disposto degli articoli 50 e 61
del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, è istituita una unica “Area Organizzativa
Omogenea (AOO)” per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi, come definiti dal successivo articolo 4.
2. A tale area viene assegnato il codice identificativo: “COMUNE DI
CAMPOLIETO ”.
3. Al detto servizio è
assegnato l’organico di cui al seguente prospetto:
|
N. D. |
CATEGORIA |
PROFILO PROFESSIONALE |
NUMERO DEI POSTI |
|
1 |
C.3 |
ISTRUTTORE AMMINISTRATIVO |
1 |
|
2 |
C.1 |
ISTRUTTORE CONTABILE |
1 |
|
3 |
C.1 |
VIGILE URBANO |
1 |
|
4 |
B.5 |
COLLABORATORE
AMMINISTRATIVO |
1 |
|
5 |
B.3 |
COLLABORATORE
AMMINISTRATIVO |
1 |
Art. 4
DEFINIZIONI
1. Ai fini del presente regolamento si intende per:
a)
DOCUMENTO AMMINISTRATIVO: ogni rappresentazione, comunque
formata, del contenuto di atti, anche interni, o, comunque, utilizzati ai fini
dell'attività amministrativa. Le relative modalità di
trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III, del T.U. approvato
con D.P.R 28 dicembre 2000, n. 445;
b)
DOCUMENTO INFORMATICO: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
c)
FIRMA DIGITALE: è un particolare tipo di firma elettronica qualificata
basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una
privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario
tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di
verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici;
d)
GESTIONE DEI DOCUMENTI: l'insieme delle attività
finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione,
organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati
o acquisiti nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato;
essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati;
e)
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI:
l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione
e delle procedure informatiche utilizzati per la gestione dei documenti;
f)
SEGNATURA DI PROTOCOLLO: l’apposizione o
l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non
modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso;
g)
FIRMA ELETTRONICA: ai sensi dell’articolo 2, comma 1, lettera a), del
decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, l’insieme dei dati in forma
elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati
elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione
informatica;
h)
PROTOCOLLO: l’insieme delle procedure e degli elementi attraverso i
quali i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale;
i)
SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO: l’insieme delle
risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle
procedure informatiche utilizzate dal comune per la gestione dei documenti;
j)
PROTOCOLLO INFORMATICO INTERNO: il sistema di registrazione
informatico, collegato al protocollo generale, con il quale i vari soggetti che
nell’ambito dell’amministrazione comunale intervengono nel procedimento
amministrativo, fanno constare della loro attività, ai fini della definizione
del procedimento nonché dell’accesso e della
partecipazione allo stesso;
k)
ARCHIVIO: il complesso dei documenti del comune
prodotti e/o acquisiti nello svolgimento della propria attività e l’esercizio
delle proprie funzioni. Fanno parte dell’archivio comunale anche gli archivi e i
documenti acquisiti per dono, acquisto o a qualsiasi altro titolo.
CAPO III
DOCUMENTI AMMINISTRATIVI – DEFINIZIONE, PRODUZIONE E CONSERVAZIONE
Art. 5
TIPOLOGIA DEI
DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
1. I documenti amministrativi
si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza, documenti interni
e documenti comunque acquisiti durante lo svolgimento
della propria attività o l'esercizio delle proprie funzioni.
2. I documenti vanno
protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni previste dal
presente regolamento.
Art. 6
ORIGINALE E
MINUTA DEL DOCUMENTO
1. Ogni documento cartaceo in
partenza o interno va di norma redatto in originale e
in minuta.
2. Per originale si intende la redazione definitiva del documento, perfetta e
autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, formulario
amministrativo, firma, etc.).
3. Per minuta si intende l'originale del documento conservato "agli
atti", cioè nel fascicolo relativo all'affare o al procedimento
amministrativo trattato.
4. Sia l'originale che la
minuta vanno corredati di firma autografa, mentre le
sigle degli estensori e dei responsabili dei procedimenti vanno apposte
soltanto sulla minuta.
Art. 7
PRODUZIONE E
INALIENABILITA’ DEI DOCUMENTI
1. I documenti amministrativi,
secondo quanto disposto dall’art. 3 del D. Lgs. 12
febbraio 1993, n. 39, sono, di norma, prodotti tramite sistemi informativi
automatizzati.
2. I documenti, comunque acquisiti, secondo quanto disposto dall’art. 55 del
D. Lgs. 29.10.1999, n. 490, sono beni inalienabili.
Art. 8
IL
PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO E IL FASCICOLO
1. Gli affari trattati e i
procedimenti amministrativi danno luogo ad un fascicolo.
2. Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un
determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento amministrativo.
3. Qualora insorgano esigenze
pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro
volta possono essere distinti in inserti.
4. L'esaurimento del
procedimento amministrativo, cioè la data di chiusura
del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla data
dell'ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude il procedimento
amministrativo stesso.
Art. 9
ELEMENTI DI
GARANZIA E DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
1. I documenti prodotti,
indipendentemente dal supporto sul quale sono scritti, devono riportare,
opportunamente evidenziate, le seguenti indicazioni:
a)
intestazione del comune;
b)
ufficio di riferimento;
c)
indirizzo completo (via, numero, c.a.p.,
città e provincia);
d)
numero di telefono;
e)
numero di telefax;
f)
indirizzo di posta elettronica;
g)
data completa (luogo, giorno, mese, anno);
h)
numero di protocollo;
i)
numero di indice o di repertorio delle delibere, dei
decreti, dei verbali, delle circolari e dei contratti;
j)
indice di classificazione composto da categoria, classe,
fascicolo e da altre eventuali suddivisioni;
k)
numero degli eventuali allegati;
l)
descrizione degli eventuali allegati;
m) numero di collegamento o di
riferimento ad un eventuale precedente;
n)
oggetto del documento;
o)
sigla del responsabile della immissione dei dati con
relativa firma autografa o informatica (digitale);
p)
sigla del responsabile del procedimento amministrativo
con relativa firma autografa o informatica (digitale) e, qualora ritenute
necessarie, anche le sigle del responsabile della composizione del testo (o
immissione dati) e del responsabile del servizio o di chi ne fa le veci con relativa
firma autografa o informatica (digitale);
q)
eventuale nome informatico assegnato d'ufficio al documento
stesso (nome del file).
Art. 10
INDICI O
REPERTORI
1. Sono istituiti i seguenti
indici:
a)
indice delle deliberazioni del consiglio comunale;
b) indice delle deliberazioni della
giunta comunale;
c)
indice dei verbali di ciascun organo collegiale;
d) indice dei decreti del sindaco;
e)
indice delle circolari del sindaco e di ciascun
responsabile dei servizi;
f)
indice delle ordinanze del sindaco e dei responsabili dei
servizi;
g)
indice unico delle determinazioni dei responsabili dei
servizi. Ciascun responsabile dei servizi ha facoltà di istituire un proprio
indice delle determinazioni.
2. Sono istituiti i seguenti
repertori:
a)
repertorio dei contratti soggetti a registrazione;
Art. 11
FORMAZIONE E
GESTIONE DEGLI ATTI INSERITI NEGLI INDICI O REPERTORI
1. Tutti gli
atti di cui al precedente articolo 10 sono prodotti: in originale ed almeno una
copia dichiarata conforme. L’originale viene
conservato nella rispettiva serie, ordinato recando il numero di indice o di
repertorio, la copia dichiarata conforme (o un secondo originale) è conservata
nel rispettivo fascicolo con i documenti che afferiscono
al medesimo procedimento.
Art. 12
DOCUMENTI
INTERNI
1. I documenti interni sono
quelli scambiati tra uffici che afferiscono al
medesimo protocollo.
2. I documenti
interni si distinguono in:
a)
documenti di preminente carattere informativo;
b)
documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.
3.
I documenti interni di preminente carattere informativo
sono di norma memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza
meramente informativa scambiate tra uffici.
4.
I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale
nell'esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti
all'attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi
altro documento dal quale possano nascere diritti,
doveri o legittime aspettative di terzi.
Art. 13
FASCICOLAZIONE
DEI DOCUMENTI
1. Ogni documento, dopo la sua
classificazione, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento
amministrativo.
2. Per fascicolazione si intende l'inserimento del documento in un apposito
fascicolo.
3. I documenti sono registrati
e conservati all'interno del fascicolo, del sottofascicolo e dell'inserto,
osservando l'ordine della protocollazione ad essi attribuito o, se mancante, secondo la data del
documento.
4. Ogni fascicolo ha una
copertina (detta anche "camicia"), nella quale devono essere
indicati: la categoria, la classe e il numero del fascicolo, l'oggetto
dell'affare o del procedimento amministrativo, nonché
l'eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.
Art. 14
FASCICOLI DEL
PERSONALE DIPENDENTE
1. Per ogni dipendente è
istituito apposito fascicolo riportante gli elementi
prescritti dallo speciale regolamento comunale sulla organizzazione dei servizi
e degli uffici.
2. I fascicoli del personale,
distintamente: con rapporto a tempo indeterminato o determinato, costituiscono una unica distinta serie archivistica, conservata
dall’ufficio personale, in ordine alfabetico, distintamente per il personale in
attività e per quello cessato dal servizio.
TITOLO II
IL PROTOCOLLO
CAPO I
NORME GENERALI
DEFINIZIONE DI
PROTOCOLLO – REGISTRO DI PROTOCOLLO
1. Per protocollo si intende l'insieme delle procedure e degli elementi
attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale.
2. Gli elementi del protocollo
devono essere annotati in un apposito registro,
denominato "registro di protocollo".
3. Non può essere dato corso
alla trattazione di documentazione che non sia stata
previamente protocollata.
4. Il registro di protocollo è
un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell'effettivo
ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità
del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a
danno delle parti.
5. Il timbro-datario
eventualmente apposto sulla corrispondenza in arrivo ne attesta
l’avvenuta ricezione, non è però sostitutivo del timbro di protocollazione,
il solo ad avere valore legale. I documenti devono intendersi acquisiti al
Comune con l’atto di registrazione nel Protocollo generale.
6. Il registro di protocollo è
soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente
rilevanti previste dalla normativa vigente.
7. Il registro di protocollo ha
cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina
il 31 dicembre di ogni anno.
8. All’atto della chiusura
annuale del Protocollo generale, il funzionario responsabile del servizio effettua la stampa del Registro ed apporta, in calce
all’ultima registrazione, una dichiarazione sottoscritta, con cui attesta il
numero complessivo di registrazioni effettuate nell’anno, elencando anche i
numeri di protocollo eventualmente annullati.
FUNZIONI DEL
RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E DELL’ARCHIVIO
1. Il responsabile del
protocollo e dell’archivio:
a)
coordina la
gestione del protocollo, esercita il controllo generale sulla formazione
dell'archivio corrente e provvede alla tenuta dell'archivio di deposito e
dell'archivio storico;
b)
vigila sulle
eventuali gestioni separate dell’archivio;
c)
riceve gli atti
notificati al comune;
d)
riceve gli atti
comunque depositati in comune.
2. Il responsabile della tenuta
del protocollo, inoltre, provvede a:
3.
individuare gli
utenti ed attribuire loro un livello di autorizzazione all’uso di funzioni
della procedura, distinguendo quelli abilitati alla mera consultazione
dell’archivio, o di parti di esso, da quelli abilitati anche all’inserimento,
modifica e aggiunta di informazioni;
a)
individuare gli
utenti esterni che hanno accesso alle varie funzionalità;
b)
verificare che le
funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro
24 ore dal fermo delle attività di protocollazione
informatica;
c)
controllare il
buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di protocollazione e le funzionalità di accesso sia interno
che esterno;
d)
autorizzare le
operazioni di annullamento del protocollo;
e)
controllare
l’osservanza delle presenti norme da parte del personale addetto;
f)
predispone il
piano di sicurezza secondo quanto previsto dall’art. 5, comma 2, lett. b), del D.P.C.M. 31 ottobre 2000.
REQUISITI DEL
SISTEMA DI PROTOCOLLO
1. La registrazione a
protocollo dei documenti formati dal Comune, ricevuti da altri Enti o da
privati o comunque dallo stesso Comune utilizzati, è
effettuata, di norma, mediante sistemi informativi automatizzati.
2. Il sistema di protocollo
informatico deve:
a)
garantire la sicurezza e l’integrità dei dati;
b)
garantire la puntuale e corretta registrazione dei documenti
in entrata ed in uscita;
c)
consentire l’identificazione ed il rapido reperimento delle
informazioni riguardanti il procedimento ed il relativo responsabile;
d)
fornire informazioni statistiche sull’attività dell’ufficio.
ELEMENTI DELLA
REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
1. La registrazione di
protocollo contiene elementi obbligatori ed elementi accessori.
2. La registrazione degli
elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico in quanto contiene le indicazioni fondamentali per
l’univoca, certa, efficace ed immediata identificazione dei documenti.
3. La registrazione degli
elementi accessori del protocollo è rilevante sul piano organizzativo e gestionale.
ELEMENTI
OBBLIGATORI DELLA REGISTRAZIONE A PROTOCOLLO
1. Gli elementi obbligatori
della registrazione a protocollo, rilevanti sul piano giuridico-probatorio,
sono i seguenti:
a)
numero
progressivo di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema e
registrato in forma non modificabile;
b)
data di
registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata
in forma non modificabile;
c)
mittente per i
documenti ricevuti, destinatari per i documenti spediti, registrati in forma
non modificabile, con indicazione del cognome e nome oppure della ragione
sociale, seguiti dal luogo di residenza o della sede; inoltre per i documenti
ricevuti, il loro numero di protocollo e data;
d)
oggetto del
documento, registrato in forma non modificabile;
e)
ufficio
assegnatario per i documenti in arrivo, ufficio che ha prodotto il documento
per quelli in partenza.
f)
l’impronta del
documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla
sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto,
registrata in forma non modificabile.
2. Il numero progressivo di
protocollo è un numero ordinale costituito da almeno otto cifre numeriche. La
numerazione è rinnovata ogni anno solare.
3. Qualora i destinatari siano
più di due, la registrazione a protocollo potrà riportare il destinatario primo
nominato ed il numero degli ulteriori destinatari. In
caso di petizioni o documenti simili, il mittente sarà indicato con il nome del
primo firmatario e della dicitura " più altri".
4. Qualora un documento
pervenuto interessi più uffici, lo stesso viene
consegnato in originale a quello che ha la competenza primaria, anche in ordine
temporale, e in copia agli altri.
5. L’oggetto deve essere
indicato in modo tale da rendere il documento distinguibile da altri e che permetta l’individuazione della specifica pratica cui si
riferisce o di cui ne costituisce il presupposto per la creazione.
INALTERABILITA’
DEL PROTOCOLLO
1. La registrazione degli
elementi obbligatori del protocollo, ad eccezione di quelli di cui alla lettera
e) dell’articolo precedente, non può essere modificata né integrata, né
cancellata, ma soltanto annullata mediante un'apposita
procedura.
2. È consentito,
indipendentemente dal supporto materiale del registro di protocollo (cartaceo,
informatico, ecc.), l'annullamento di una registrazione a protocollo solo
attraverso l'apposizione della dicitura "annullato".
3. L'apposizione della dicitura
"annullato" deve essere effettuata in maniera tale da
consentire la lettura delle informazioni originarie, nonché
la data, l’identificativo dell’operatore e gli estremi del provvedimento di
autorizzazione.
4. Per le operazioni di annullamento sono osservate le procedure di cui all’art.
8 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000.
5. L’assegnazione delle
informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di
interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la
completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
Art. 21
ELEMENTI
ACCESSORI DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO
1.
Le registrazione di
protocollo, in armonia con la normativa vigente, possono prevedere elementi
accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale,
sempre che le rispettive informazioni siano disponibili.
2.
Il responsabile della tenuta del protocollo, con
proprio provvedimento e al fine di migliorare l'efficacia e l'efficienza
dell'azione amministrativa, può modificare e integrare gli elementi accessori
del protocollo.
3.
Gli elementi accessori del protocollo, gestiti e
integrati in forma modulare con gli elementi obbligatori, sono legati alle
seguenti funzioni:
a)
gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi;
b)
gestione dell'archivio;
c)
gestione delle banche dati.
4.
Gli elementi accessori del protocollo legati alla
gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi sono i seguenti:
a)
ora e minuto di registrazione;
b)
tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere,
raccomandata con ricevuta di ritorno, telefax, ecc.);
c)
collegamento a documenti precedenti e susseguenti;
d)
indicazione degli allegati su supporto informatico;
e)
nominativo del destinatario di copia per conoscenza;
f)
unità organizzativa responsabile del procedimento
amministrativo;
g)
nominativo del responsabile del procedimento amministrativo;
h)
oggetto del procedimento amministrativo;
i)
termine di conclusione del procedimento amministrativo;
j)
stato e tempi parziali delle procedure del procedimento
amministrativo;
k)
tipologia del documento amministrativo, con indicazione
esplicita di quello sottratto all'accesso o con accesso differito;
l)
immagine informatica del documento amministrativo.
5.
Gli elementi accessori del protocollo legati alla
gestione dell'archivio sono i seguenti:
a)
classificazione del documento
(categoria, classe e fascicolo; eventuale sottofascicolo e inserto);
b)
data di istruzione del fascicolo;
c)
numero del fascicolo;
d)
numero del sottofascicolo;
e)
numero dell'inserto;
f)
fascicolazione;
g)
data di chiusura del fascicolo;
h)
repertorio dei fascicoli;
i)
codice personalizzato di riconoscimento del fascicolo e/o
del documento;
j)
numero di repertorio della serie (delibere,
determinazioni, verbali, circolari e contratti);
k)
tipologia del documento con l'indicazione dei termini di
conservazione e di scarto;
l)
scadenzario.
6.
Gli elementi accessori del protocollo legati alla
gestione delle banche dati sono i seguenti:
a)
ulteriori
informazioni sul mittente (eventuale ragione sociale completa, maschio /
femmina, ecc.);
b)
indirizzo
completo del mittente (via, numero, c.a.p., città,
provincia, stato);
c)
ulteriori
informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio /
femmina, ecc.);
d)
indirizzo
completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p.,
città, provincia, stato);
e)
numero di
matricola (se dipendente);
f)
codice
fiscale;
g)
partita I.V.A.;
h)
recapito
telefonico;
i)
recapito
telefax;
j)
indirizzo di posta
elettronica;
k)
chiave
pubblica della firma digitale.
7.
La registrazione degli elementi accessori del
protocollo, con determinazione del responsabile del servizio può essere
modificata, integrata e cancellata in base alle effettive esigenze degli
uffici.
Art. 22
PROTOCOLLO DI
EMERGENZA
1. E’ istituito, in relazione al disposto dell’art. 63 del T.U. approvato con
d.P.R. 28.12.2000 n. 445, il “Registro protocollo
cartaceo di emergenza” per la protocollazione manuale
quando non sia possibile, per cause tecniche, fare uso della procedura
informatica.
2. Il registro delle emergenze,
prima dell’uso, dovrà essere vidimato dal responsabile del servizio che
provvederà alla numerazione dei fogli.
3. Prima di iniziare la
registrazione, di volta in volta, dovrà essere annotata la causa che ha
determinato l’emergenza. Nel protocollo di emergenza è
assegnata la numerazione progressiva del protocollo informatico.
4. Cessata l’emergenza, dopo
aver annullato gli spazi eventualmente liberi, a fondo pagina,
è annotata la chiusura delle registrazioni e tutte le registrazioni fatte sono
trasferite nel sistema informatico.
Art. 23
UNICITA’ DEL
NUMERO DI PROTOCOLLO
1.
Ogni
numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni
documento reca un solo numero di protocollo.
2.
Non è
consentita la protocollazione né la trasmissione di
documento recante un numero di protocollo già
utilizzato, neppure se l'affare o il procedimento amministrativo si esaurisce
con un documento ricevuto e la risposta al medesimo nello stesso giorno di protocollazione.
RISERVATEZZA
TEMPORANEA DELLE INFORMAZIONI
1.
Per i
procedimenti amministrativi per i quali si renda
necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni, cioè il differimento
dei termini di accesso, è osservata una forma di accesso riservato al
protocollo unico.
2.
Il
responsabile dell'immissione dei dati deve indicare, contestualmente alla
registrazione a protocollo, anche l'anno, il mese e il giorno, nel quale le
informazioni, temporaneamente riservate, divengono soggette alle forme di
pubblicità normale previste dalla normativa vigente.
PROTOCOLLO
GENERALE – REGISTRI PARTICOLARI
1. E’ istituito il protocollo
generale del Comune nel quale sono registrati gli atti prodotti o comunque pervenuti, con le eccezioni di cui ai commi successivi.
2. Il responsabile del
servizio, con distinti provvedimenti, adeguatamente motivati, potrà disporre, in relazione al disposto dell’art. 53, comma 5, del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, la istituzione di registri
particolari per:
a) l’ufficio elettorale;
b) l’ufficio tecnico;
ai registri particolari è applicata la disciplina del
protocollo generale.
3. Sono altresì soggetti a
registrazione di protocollo:
a)
gli atti ricevuti da altre amministrazioni per la
notificazione;
b)
gli atti ricevuti da altre amministrazioni per la
pubblicazione all’albo pretorio;
per i detti atti dovranno
essere istituiti appositi registri contenenti gli elementi essenziali per la
loro individuazione e relativi eseguiti adempimenti.
4. I registri particolari di
cui ai commi 2 e 3, prima dell’uso e alla fine di ogni
anno, dovranno essere rispettivamente vidimati e chiusi dal responsabile del
servizio.
DOCUMENTI
ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
1. Sono escluse dalla
registrazione di protocollo le seguenti tipologie di documenti:
·
tutti i documenti che, per loro stessa natura, non
rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa
presente o futura come stampe pubblicitarie;
·
gazzette ufficiali, bollettini ufficiali della regione,
libri, giornali, riviste, e ogni sorta di pubblicazione;
·
gli allegati, se accompagnati da lettera di
trasmissione e, in genere, tutti i lavori (studi, statistiche, ecc.) che,
essendo accompagnati da lettera di trasmissione, non necessitano di ulteriore protocollazione;
·
tutti i documenti già soggetti a registrazione
particolare su registri cartacei o informatici autorizzati quali: annotazioni,
trascrizioni, registrazioni sugli atti dello stato civile, dell’anagrafe della
popolazione e delle liste elettorali;
·
atti relativi alle operazioni attinenti al censimento
della popolazione o di altri censimenti particolari;
·
documenti non classificabili come corrispondenza. Se
accompagnati da lettera di trasmissione viene
protocollata quest’ultima;
·
tutti i documenti di cui al precedente art. 25, comma 2 .
2. Gli atti interni come
definiti dal comma 4 del precedente art. 12, sono esclusi dalla registrazione
di protocollo generale, ma possono essere soggetti a protocollazione
interna informatica, per fini organizzativi, di ricerca, di accesso
e partecipazione ai procedimenti amministrativi.
3. Sono altresì esclusi dalla
registrazione di protocollo:
a)
gli atti riservati personali;
b)
lettere indirizzate all’Ufficio Legale da avvocati o altri
soggetti che, a qualunque titolo, assumano la difesa di terzi nei procedimenti
giudiziari, amministrativi, disciplinari, ecc.
CORRISPONDENZA
DEL SINDACO O DEGLI ASSESSORI DELEGATI
1. Viene trasmessa al Sindaco e agli
assessori se inerente la delega eventualmente loro rilasciata, la
corrispondenza relativa a:
a)
atti concernenti questioni generali o di particolare
rilevanza;
b)
atti politici;
c)
atti inerenti la politica del personale e la materia
finanziaria;
d)
richieste di contributi particolarmente onerosi;
e)
atti riguardanti in generale i rapporti con altri enti,
istituzioni, aziende, ecc.;
f)
proposte di argomenti da inserire all’ordine del giorno del
Consiglio Comunale.
2. La corrispondenza di cui al
comma precedente, dopo la protocollazione, prima
della consegna al Sindaco o assessore delegato, viene
visionata dal responsabile per la tenuta del protocollo oppure, in caso di sua
assenza, da un addetto della segreteria del Sindaco.
3. La corrispondenza di cui ai
precedenti commi, che il responsabile per la tenuta del protocollo o il Sindaco
o assessore delegato ritengono di dover assegnare per competenza ad altro destinatario,
viene riconsegnata all’Ufficio per le variazioni dei
destinatari nel protocollo informatico ed il conseguente inoltro. Il sistema di
protocollo informatico deve poter registrare e dare indicazioni in merito alla
cronologia delle suddette operazioni.
RITIRO E
CONSEGNA POSTA ALL’UFFICO POSTALE
1. Gli addetti di supporto ai
servizi generali assicurano il ritiro e la consegna della corrispondenza presso
gli uffici postali nei termini disposti dal responsabile del protocollo.
2. Il ricevimento della
corrispondenza raccomandata ordinaria e di atti
giudiziari comporta anche:
-
riscontro distinte;
-
firma delle cartoline di ritorno;
-
firma delle distinte.
RITIRO E
CONSEGNA POSTA AGLI UFFICI COMUNALI
1. Gli addetti di supporto ai
servizi generali assicurano il ritiro e la consegna della corrispondenza agli
uffici dell’ente in modo certo e puntuale.
Art. 30
USO DEL
TELEFAX
1. I documenti
inviati via telefax si distinguono in:
a) documenti di preminente
carattere informativo;
b) documenti di carattere giuridico-probatorio.
2. L'uso del
telefax per documenti di preminente carattere informativo è consentito al solo
fine di velocizzare lo scambio di informazioni.
3. L'uso del
telefax per documenti di carattere giuridico-probatorio,
cioè per documenti dai quali possono nascere diritti,
doveri o legittime aspettative di terzi, deve rispettare la seguente procedura:
a)
il documento in partenza via
telefax reca la dicitura "Il documento originale verrà spedito per posta
ordinaria" ed è successivamente spedito per via ordinaria a cura del
responsabile del procedimento amministrativo;
b)
il documento in arrivo deve essere
di norma fotoriprodotto con l'apposizione della
dicitura "documento ricevuto via telefax" ed è successivamente
acquisito per via ordinaria a cura del responsabile del procedimento
amministrativo.
4. Il fax ufficiale
dell’ente, avente rilevanza giuridica, è gestito dall’ufficio protocollo.
5. I documenti
pervenuti per mezzo di fax sono soggetti alla stessa procedura di protocollazione degli altri documenti.
6. Gli addetti
all’Ufficio per la tenuta del protocollo provvedono affinché i fax e tutti gli
altri documenti aventi carattere di urgenza, o che
rivestano particolare importanza, siano consegnati in modo certo e rapido al
destinatario mediante consegna al personale di supporto o direttamente agli
addetti dell’ufficio di destinazione, avendo cura di far firmare, per ricevuta,
l’apposito registro di cui al seguente comma.
7. Per i fax e ogni
altro documento in partenza, se non già protocollato, è
osservata la procedura prevista per quelli in arrivo.
POSTA
ELETTRONICA
1. Al fine di velocizzare lo
scambio di informazioni tra uffici, con enti pubblici
e privati e cittadini, nonché per la funzionale gestione dei procedimenti amministrativi,
dell’accesso e della partecipazione agli stessi, gli uffici fanno uso della
posta elettronica. Allo scopo, i responsabili delle strutture provvedono
all’acquisizione delle necessarie dotazioni strumentali nonché
alla formazione del personale.
2. Il documento pervenuto o
trasmesso mediante posta elettronica viene trattato in
modo conforme alle tecniche ed alla normativa vigente.
3. E’ giuridicamente rilevante
la corrispondenza pervenuta o inviata all’ufficio per la tenuta del protocollo
per posta elettronica.
STAMPA DEL
REGISTRO DI PROTOCOLLO INFORMATIZZATO
PROCEDURE DI
SALVATAGGIO
1. Dal 15° al 20° giorno di ogni mese, si provvede alla stampa del registro di
protocollo del mese precedente. Entro il 31 gennaio successivo le stampe
mensili sono raccolte in unico volume, ovvero viene
effettuata una stampa riepilogativa annuale..
2. Il responsabile delle
procedure informatiche dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di
salvataggio dei dati su supporto informatico
rimovibile.
3. Le informazioni trasferite
sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile delle procedure
informatiche dispone, in relazione all’evoluzione
delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, la riproduzione delle
informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
CAPO II
SISTEMA DI
CLASSIFICAZIONE
SISTEMA DI
CLASSIFICAZIONE
1.
Per
sistema (o titolario) di classificazione si intende un quadro di riferimento per l'archiviazione, la
conservazione e la individuazione dei documenti.
2.
Il
sistema di classificazione si suddivide in categorie; le categorie si
suddividono in classi, le classi si suddividono in fascicoli.
3.
Le
categorie e le classi sono nel numero prestabilito dal sistema di
classificazione contenuto nell'allegato “A” del presente regolamento e non sono
modificabili né nel numero né nell'oggetto, se non attraverso le procedure
previste dal successivo comma 5.
4.
Ogni
classe ha un numero variabile di fascicoli che, all'interno della medesima
classe, vengono numerati progressivamente e annotati.
5.
Il
sistema di classificazione, su proposta del
responsabile del protocollo, può essere modificato con deliberazione della
giunta comunale.
CAPO III
CORRISPONDENZA
IN ARRIVO
PROTOCOLLAZIONE
DEI DOCUMENTI
INFORMATICI IN
ARRIVO
1.
I
documenti informatici in arrivo sono protocollati mediante l’apposizione contestuale della firma digitale dell’operatore, osservate
le procedure stabilite dalla normativa vigente.
2.
I
documenti non informatici in arrivo sono protocollati con l’apposizione di apposita stampigliatura, recante la data di arrivo e la
classificazione degli stessi.
3.
Sui
documenti di cui ai precedenti commi va comunque
riportata anche la data di consegna agli uffici interessati.
RICEVUTA DEL
DOCUMENTO IN ARRIVO
1.
Qualora
un documento sia consegnato personalmente dall’interessato o da altra persona
incaricata e venga richiesto il rilascio di una
ricevuta attestante l'avvenuta consegna, l'ufficio protocollo è autorizzato a fotoriprodurre gratuitamente il documento con indicati la
data di consegna ed il relativo numero di protocollo.
2.
La semplice
ricevuta da allegare al documento non è riconosciuta valida ai fini giuridici e
probatori.
3.
Qualora
il documento sia composto di piú pagine, è
sufficiente la fotoriproduzione della prima pagina,
mentre eventuali ulteriori costi di riproduzione sono
a carico di chi presenta il documento da protocollare.
Art. 36
APERTURA DELLA
CORRISPONDENZA IN ARRIVO
1. La
corrispondenza in arrivo è aperta il medesimo giorno lavorativo di ricezione e
contestualmente protocollata, dal Responsabile del protocollo o dal suo
vicario.
2. La
corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi:
a)
se riporta l'indicazione "offerta",
"gara d'appalto", "concorso" o simili, o comunque dalla cui
confezione si evinca la partecipazione ad una gara;
b)
se indirizzata nominativamente oppure riportante
l'indicazione "riservata", "personale",
"confidenziale" o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca
il carattere di corrispondenza privata.
3. In
relazione al disposto del precedente comma 2 la corrispondenza va
inoltrata: nel caso di una gara, all’ufficio protocollo, per gli adempimenti di
cui al successivo art. 37, oppure, nel caso di corrispondenza privata,
direttamente al destinatario.
4. Il personale che
riceve documenti di competenza di altro ufficio
provvede alla sua immediata riconsegna all’ufficio protocollo.
PROTOCOLLAZIONE DELLA BUSTA
PER GARE E CONCORSI
1.
La
corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara
d'appalto", "concorso" o simili, non viene
aperta ma viene protocollata in arrivo con l'apposizione del numero di protocollo,
dell’ora di arrivo e della data di registrazione direttamente sulla busta
(plico o simili).
2.
Il
responsabile del procedimento amministrativo, aperta la busta o plico provvede a riportare il numero di protocollo e la data di
registrazione già assegnati sul documento, conservando la busta (plico o
simili) come allegato.
3.
Espletata la gara
e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi, le buste (plichi e
simili) possono essere eliminate.
ASSEGNAZIONE AL RESPONSABILE
DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO
1. L'unità organizzativa
responsabile del procedimento amministrativo indica, sul documento in arrivo,
il nominativo del responsabile del procedimento. I
termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal
documento decorrono comunque dalla data di
presentazione dello stesso all’ufficio per la tenuta del protocollo.
COMPITI DEL RESPONSABILE DEL
PROTOCOLLO
SUL DOCUMENTO IN ARRIVO
1. Spettano al responsabile del
protocollo le incombenze relative alla gestione del documento
e alla registrazione delle informazioni ad esso collegate, cioè degli elementi
accessori del protocollo (classificazione, fascicolazione, etc.).
CAPO IV
CORRISPONDENZA
IN PARTENZA E DOCUMENTI INTERNI
PROTOCOLLAZIONE
DI DOCUMENTO
INFORMATICO IN
PARTENZA O INTERNO
1.
I documentI informatici in partenza e i documenti informatici
interni vanno protocollati mediante l'apposizione contestuale della firma
digitale dell'autore, cioè del responsabile del procedimento amministrativo,
con le procedure stabilite dalla normativa vigente.
2.
I
documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai
destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.
3.
Per la
spedizione dei documenti informatici l'Amministrazione
si avvale del servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore iscritto nell'elenco pubblico tenuto
dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, ai sensi
dell'articolo 27, comma 3, del d.P.R. 28.12.2000, n.
445, come sostituito dall’art. 11 del d.P.R.
07.04.2003, n. 137.
4.
Gli
uffici trasmettono i documenti informatici in partenza, all’indirizzo
elettronico dell'ufficio di spedizione, dopo le operazioni di registrazione di
protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.
5.
L’ufficio
di spedizione provvede:
a) ad effettuare l'invio telematico utilizzando i servizi di autenticazione e
marcatura temporale offerti dal certificatore scelto
dall'Amministrazione;
b) a verificare l'avvenuto
recapito dei documenti spediti per via telematica;
c) ad archiviare le ricevute
elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo dei rispettivi
documenti spediti.
6. Gli addetti alle operazioni
di trasmissione per via telematica di atti, dati e
documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione
della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi
a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto
sull'esistenza o sul contenuto della corrispondenza, comunicazioni o messaggi
trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro
natura o per espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese
pubbliche (articolo 17, comma 1, del testo unico n. 445/2000).
7. Le caselle di posta
elettronica per la spedizione possono essere assegnate ai diversi settori.
Art. 41
DOCUMENTI IN
PARTENZA
1. Spettano al responsabile del
procedimento amministrativo, se collegato ed abilitato al sistema informatico,
le incombenze relative alla produzione e alla gestione
del documento in partenza, compresa la registrazione degli elementi obbligatori
e degli elementi accessori del protocollo, così come descritti negli artt. 19 e 21 e la gestione archivistica
del documento medesimo, descritta all'art. 47.
2. In assenza di collegamento o di abilitazione, la protocollazione
della posta in partenza viene effettuata dall’ufficio per la tenuta del
protocollo. In tal caso i responsabili dei relativi procedimenti fanno
pervenire all’ufficio protocollo il documento da protocollare, congiuntamente
alla busta ed alla eventuale ricevuta di ritorno
debitamente compilate. E’ assolutamente vietato attribuire telefonicamente o
con qualsiasi altro mezzo numeri di protocollo, essendo tenuti essi stessi alle
operazioni di registrazione che abbisognano della materiale disponibilità del documento.
3.
Ogni
documento in partenza deve trattare un unico argomento, indicato chiaramente a
cura dell'autore nello spazio riservato all'oggetto.
4. Le firme e le sigle necessarie alla redazione
e alla perfezione giuridica del documento in partenza vanno apposte prima della
sua protocollazione.
5. La confezione (busta, plico o simili) del
documento in partenza deve riportare l'ufficio cui afferisce
il responsabile del procedimento amministrativo.
6. Il responsabile del procedimento
amministrativo provvede alla trasmissione del documento in partenza, cioè alla sua spedizione, di norma entro il medesimo giorno
lavorativo.
AFFRANCATURA
CORRISPONDENZA IN PARTENZA
CONTEGGI
SPEDIZIONE CORRISPONDENZA
1. L’ufficio per la tenuta del
protocollo provvede a predisporre gli elenchi per la
spedizione della corrispondenza e ad effettuare i conteggi relativi alle spese
per la posta in partenza nel modo che segue:
a) conteggio giornaliero delle spese per
l’affrancatura e calcolo saldo di deposito residuo;
-
posta ordinaria;
-
stampe in città e fuori città;
-
raccomandate;
-
notifiche a mezzo posta;
c) indicazione del relativo numero
complessivo di atti e della spesa corrispondente;
d) conteggio mensile e compilazione
modello delle spese complessive e del deposito residuo.
DOCUMENTI
INTERNI
1.
Fanno
carico al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla produzione e gestione del documento interno
nonché, se prevista, alla registrazione degli elementi obbligatori e degli
elementi accessori del protocollo, così come descritti negli articoli 19 e 21 e
la gestione archivistica del documento medesimo, descritta all'art. 47.
TITOLO III
ARCHIVIO
COMUNALE
CAPO I
NORME GENERALI
SUDDIVISIONE
DELL’ARCHIVIO
1.
L'archivio
è suddiviso funzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito e
archivio storico.
2.
Per
archivio corrente si intende il complesso dei
documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di
istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse
attuale.
3.
Per
archivio di deposito si intende il complesso dei
documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i
quali non risulta piú necessaria una trattazione per
il corrente svolgimento del procedimento amministrativo o comunque verso i
quali sussista un interesse sporadico.
4.
Per
archivio storico si intende il complesso dei documenti
relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e
destinati, previa l'effettuazione delle operazioni di scarto, alla
conservazione perenne. Inoltre nell’archivio storico confluiscono gli atti
relativi ad enti estinti, soppressi o assorbiti dal comune o anche di privati
che abbiano donato al comune i propri archivi.
5.
L'archivio
corrente è conservato dai responsabili dei procedimenti amministrativi,
l'archivio di deposito e l'archivio storico sono conservati nell'archivio.
6.
L’archivio,
pur suddiviso come ai commi precedenti, è unico.
DIRITTI DI
ACCESSO – DIRITTI DI CONSULTAZIONE
E PROTEZIONE DEI DATI
PERSONALI
1.
Gli
uffici, in armonia con la normativa vigente, assicurano, osservato il principio
della trasparenza dell'azione amministrativa, il diritto di accesso
ai documenti dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito, nonché il
diritto alla consultazione dei documenti dell'archivio storico.
2.
Gli
uffici osservano scrupolosamente le norme del “Codice in materia di protezione
dei dati personali” approvato con D.Lgs. 30 giugno
2003, n. 196.
GESTIONE
ARCHIVISTICA DEI DOCUMENTI
1. Spettano al
responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative
alla gestione archivistica dei documenti.
2. Per gestione
archivistica dei documenti si intende l'applicazione
ai documenti, prodotti sia in via tradizionale che in via informatica, almeno
dei seguenti strumenti:
a)
titolario di
classificazione, descritto all'art. 33;
b)
massimario di
conservazione e di scarto, descritto all'art. 49;
c)
di quant'altro
possa essere funzionale all'efficacia e all'efficienza dell'azione
amministrativa (schedari, rubriche, indici, etc.).
Art. 48
CONSERVAZIONE
E DEPOSITO DEI DOCUMENTI
1.
Il
responsabile del procedimento amministrativo è tenuto alla corretta
conservazione e custodia dei documenti relativi ai
procedimenti amministrativi di propria competenza fino alla conclusione del
relativo procedimento.
2. Periodicamente ogni ufficio conferisce
all'archivio di deposito i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti
amministrativi conclusi o comunque non piú necessari ad una trattazione corrente.
3.
Ricevuti
i fascicoli e controllato il rispettivo repertorio il
responsabile dell'archivio predispone un elenco di consistenza.
4.
Le
circolari, i decreti, i verbali,le delibere, le determinazioni e i contratti,
relativi agli ultimi cinque anni, sono conservati presso gli uffici individuati
come unità organizzative responsabili del rispettivo procedimento
amministrativo. Trascorso tale termine, vengono
conferiti all'archivio di deposito.
CAPO II
MASSIMARIO DI
CONSERVAZIONE E DI SCARTO
MASSIMARIO DI
CONSERVAZIONE E DI SCARTO
1.
Per
massimario di conservazione e di scarto si intende
l'elenco, coordinato con il titolario di
classificazione e la tabella dei procedimenti amministrativi, dei documenti
prodotti e del rispettivo tempo di conservazione (ed è riportato nell’allegato
“B”).
2.
Essendo
il massimario di conservazione e di scarto strettamente connesso con il titolario di classificazione di cui al
precedente articolo 33, per qualsiasi modifica è osservata la stessa procedura.
SCARTO DEGLI ATTI D’ARCHIVIO
1.
Periodicamente
e comunque prima del passaggio dei fascicoli
all’archivio di deposito, previo nulla osta della soprintendenza archivistica,
sulla base del massimario di conservazione e di scarto descritto nel precedente
art. 49, vanno effettuate le operazioni di scarto.
TITOLO IV
MANUALE DI
GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
MANUALE DI
GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
1. La gestione del protocollo
informatico ed il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi, per
questo comune, che, riferita al 31 dicembre 2002, ha
la seguente consistenza:
-
popolazione residente N. 1.056 abitanti;
-
organico dei dipendenti a tempo indeterminato, suddiviso per
area di attività, come dal seguente prospetto:
|
AREA FUNZIONALE |
CATEGORIE |
Dirigenti |
Totale posti di organico |
|||||
|
A |
B.3 |
B.5 |
C.1 |
C.3 |
D.3 |
|||
|
1.A – Area
amministrativa/contabile............ 1.B – Area tecnica e tecnico manutentiva e
vigilanza...... |
2 par time |
1 ....... |
1 ....... |
1 ....... 1 |
1 ....... |
....... ....... ....... |
.......... .......... .......... |
4 3 |
|
TOTALE |
2 |
1 |
1 |
2 |
1 |
|
|
7 |
è realizzata solo
gradualmente nei tempi indicati dal successivo articolo 52.
2. Per la gestione completa del
servizio, nella impossibilità di redigere e finanziare
un programma personalizzato, è richiesto, alla ditta fornitrice dell’impianto
informatico, che l’impianto stesso assicuri la gestione nel pieno rispetto di
tutte le norme vigenti richiamate dall’art. 1, garantendo anche i successivi
eventuali aggiornamenti.
INFORMATIZZAZIONE – TEMPI
1. La realizzazione del
protocollo informatico, che si pone come punto di avvio
di un sistema amministrativo informatico nel quale l’informazione utilizzata è
solo di tipo “digitale”, valida in quanto tale, e l’informazione su supporti
documentali cartacei viene “trasformata” in digitale, è assicurata a far data
dal 1° gennaio 2004, così come prevede l’art. 50, comma 3, del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
2. Il protocollo, l’automazione
della gestione e dell’iter delle attività, formazione e conservazione dei
documenti informatici, che costituiscono un unico sistema di “governo
elettronico”, è assicurato entro il 1° gennaio 2006.
OBIETTIVI DI
ADEGUAMENTO
1. In
relazione al disposto dell’art. 3, del D.P.C.M. 31
ottobre 2000 (G.U. 21 novembre 2000, n. 272):
a) con il precedente art. 3, comma
1, è stata istituita un’unica “Area Organizzativa Omogenea” (AOO), alla quale è
stato assegnato il codice identificativo “COMUNE DI CAMPOLIETO ”.
b)con provvedimento del sindaco,
entro il 31 dicembre 2003, sono nominati il “responsabile per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”
nonché del suo vicario per casi di vacanza, assenza o impedimento.
ABILITAZIONI
PER L’ACCESSO AL SISTEMA DOCUMENTALE
1. Il responsabile del
servizio, in relazione al disposto dell’art. 5, comma
2, lett. n), del D.P.C.M. 31 ottobre 2000:
a) definisce, relativamente
all’accesso ai documenti per gli utenti interni, i criteri di visibilità in
relazione alle funzioni svolte ed abilita, conseguentemente, i singoli
dipendenti;
b)individua per gli utenti esterni
(cittadini, imprese, altre amministrazioni) i canali di comunicazione diretta
(via internet) o indiretta (per il tramite dell’ufficio relazioni con il
pubblico).
ORGANIZZAZIONE
DEL PERSONALE E FORMAZIONE
1. All’Area Organizzativa Omogenea
(AOO) facente parte dell’area amministrativa, è assegnato il personale di cui al precedente articolo 3.
2. Tenute presenti le
disponibilità di bilancio, in relazione anche al combinato disposto dell’art. 2
del C.C.N.L. 31 marzo 1999 e dell’art. 4 del C.C.N.L. 1 aprile 1999, nella impossibilità di organizzare autonomi corsi, è
favorita l’adesione a corsi culturali di formazione organizzati, per il
personale dei servizi informatici: dal ministero, dall’amministrazione
provinciale, dal comune capoluogo e dai comuni limitrofi.
ACCESSIBILITA’
DEGLI UTENTI INTERNI
1. La riservatezza delle
registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è
garantita dal sistema attraverso l’uso di profili e password, od altre tecniche
e dispositivi di autenticazione sicura.
2. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello
di riservatezza richiesto per il documento in esame, se diverso da quello
standard applicato automaticamente dal sistema. In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne
determina anche il livello di riservatezza.
3. Il livello di riservatezza
applicato ad un fascicolo è ereditato automaticamente da tutti i documenti che
vi confluiscono, se a questi è stato assegnato un livello di riservatezza
minore od uguale. Quelli che invece hanno un livello di
riservatezza superiore lo mantengono.
4. Per quanto concerne i
documenti sottratti all’accesso, si rinvia allo speciale Regolamento comunale
per l’accesso agli atti.
ACCESSO DALL’ESTERNO
1. L’accesso al sistema di
gestione informatica dei documenti da parte di utenti
esterni è realizzato mediante l’impiego di sistemi di riconoscimento ed
autenticazione sicura basati sulla carta d’identità elettronica e sulla firma
digitale.
2. Sono rese disponibili tutte
le informazioni necessarie e sufficienti all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.
ACCESSO DA
PARTE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
1. L’accesso al sistema di
gestione informatica dei documenti da parte di altre
pubbliche amministrazioni, è realizzato applicando le norme ed i criteri
tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni.
DOCUMENTI
CARTACEI - SCANSIONE - UFFICI ABILITATI - MODALITA’
1. I documenti ricevuti su
supporto cartaceo, di formato inferiore od uguale all'A3, dopo le operazioni di
registrazione e segnatura protocollo, possono essere acquisiti in formato
immagine con l'ausilio di scanner.
2. I documenti di formato
superiore all'A3 sono acquisiti in formato immagine solo se esplicitamente
richiesto dal responsabile del competente ufficio, avvalendosi eventualmente di
servizi esterni.
3. Il responsabile della tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi individua, con l'ausilio dei responsabili dei procedimenti, i documenti
da sottoporre al processo di scansione che nel ciclo di lavorazione dei documenti ricevuti segue le operazioni di registrazione
e segnatura di protocollo.
4. Il processo di scansione si
articola nelle seguenti fasi:
a)
acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni
documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file in un
formato standard abilitato alla conservazione;
b)
verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della
loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei;
c)
collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni
di protocollo, in modo non modificabile;
d)
memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile.
TITOLO V
DISPOSIZIONI
FINALI
TUTELA DEI DATI
PERSONALI
1. Il comune garantisce, nelle
forme ritenute più idonee, che il trattamento dei dati personali in suo
possesso si svolga nel rispetto dei diritti, delle
libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone fisiche, ai sensi del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196.
NORME ABROGATE
1. Con l’entrata in vigore del
presente regolamento sono abrogate tutte le norme regolamentari con esso contrastanti.
PUBBLICITA’
DEL REGOLAMENTO
1. Copia del presente
regolamento, a norma dell’art. 22 della legge 7 agosto 1900, n. 241, è tenuta a
disposizione del pubblico perché ne possa prendere visione in qualsiasi
momento.
2. Copia del presente
regolamento, a cura del segretario comunale, è inviata:
-
a tutti i consiglieri comunali e agli eventuali
assessori esterni in carica;
-
ai segretari delle commissioni consiliari;
-
a tutti i responsabili dei servizi comunali;
-
all’organo di revisione;
-
a tutte le aziende e istituzioni dipendenti.
CASI NON
PREVISTI DAL PRESENTE REGOLAMENTO
1. Per quanto non previsto da questo
regolamento trovano applicazione:
a)
le leggi ed i regolamenti nazionali
e regionali, con particolare riferimento alle norme richiamate dal precedente
articolo 1;
b)
lo statuto comunale;
c)
gli altri regolamenti comunali in
quanto applicabili;
d)
gli usi e consuetudini locali.
RINVIO
DINAMICO
1. Le disposizioni
del presente regolamento si intendono modificate per
effetto di sopravvenute norme vincolanti statali e regionali.
2. In tali casi, in attesa della formale modificazione del presente
regolamento, si applica la normativa sopraordinata.
ENTRATA IN
VIGORE
1. Il presente
regolamento entra in vigore il primo giorno del mese successivo a quello di esecutività della deliberazione di approvazione.
Approvato con delibera del Consiglio Comunale n° 6 del 14
aprile 2004